為保障食材品質(zhì)、控制成本并確保運(yùn)營(yíng)順暢,某砂鍋餐飲管理公司建立了一套標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的采購管理體系。該流程貫穿需求、尋源、執(zhí)行到入庫的各個(gè)環(huán)節(jié),旨在實(shí)現(xiàn)高效、透明、可控的物資供應(yīng)。以下是其核心流程圖解及說明。
一、 流程總覽與核心階段
整個(gè)采購管理流程可劃分為四個(gè)主要階段:
二、 詳細(xì)流程步驟解析
步驟1:需求提報(bào)
發(fā)起部門:各廚房、倉庫或門店。
依據(jù):根據(jù)菜品銷售數(shù)據(jù)、庫存預(yù)警(設(shè)置安全庫存)及促銷計(jì)劃,填寫《采購需求單》。
* 內(nèi)容:明確所需食材(如特定砂鍋底料、肉類、時(shí)蔬)、規(guī)格、預(yù)估數(shù)量、需求日期等。
步驟2:需求審核與匯總
審核人:廚師長(zhǎng)、門店經(jīng)理、公司采購部。
審核要點(diǎn):需求必要性、規(guī)格合理性、數(shù)量準(zhǔn)確性。
* 匯總:采購部將分散的需求進(jìn)行整合,形成統(tǒng)一的采購計(jì)劃,以爭(zhēng)取批量?jī)?yōu)惠。
步驟3:供應(yīng)商選擇與詢價(jià)
來源:優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇。該名錄包含長(zhǎng)期合作的肉類、糧油、香料等供應(yīng)商,均經(jīng)過資質(zhì)、品控和信譽(yù)審核。
詢價(jià)議價(jià):針對(duì)需求,向至少2-3家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),對(duì)比價(jià)格、付款條件、交貨期。對(duì)于大宗或新品,可能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察或樣品試制。
步驟4:采購訂單生成與審批
制單:確定供應(yīng)商后,生成正式《采購訂單》,明確品名、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨時(shí)間地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
審批:采購訂單需經(jīng)采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門(預(yù)算審核)審批,重大采購需上報(bào)總經(jīng)理。
步驟5:訂單執(zhí)行與跟催
發(fā)送訂單:將審批后的訂單發(fā)送至供應(yīng)商確認(rèn)。
過程跟催:采購員跟蹤供應(yīng)商備貨及發(fā)貨進(jìn)度,確保按時(shí)交貨,尤其對(duì)于生鮮類食材。
步驟6:到貨驗(yàn)收
驗(yàn)收主體:倉庫管理員、廚師或指定質(zhì)檢員(重要食材如香料、底料核心原料需廚師長(zhǎng)參與)。
驗(yàn)收依據(jù):以采購訂單和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。
驗(yàn)收內(nèi)容:
數(shù)量驗(yàn)收:清點(diǎn)實(shí)際到貨數(shù)量是否與訂單一致。
步驟7:入庫與記錄
辦理入庫:驗(yàn)收合格后,倉庫管理員辦理入庫手續(xù),將食材存放至指定區(qū)域(冷藏、冷凍、干倉)。
更新臺(tái)賬:立即在庫存管理系統(tǒng)或臺(tái)賬中更新入庫數(shù)據(jù),確保庫存信息實(shí)時(shí)準(zhǔn)確。
步驟8:對(duì)賬與結(jié)算
對(duì)賬:采購部定期(如每月)與供應(yīng)商核對(duì)訂單、驗(yàn)收單、退貨單,確認(rèn)應(yīng)付款項(xiàng)。
付款申請(qǐng):財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定、對(duì)賬結(jié)果及審批流程,安排付款。
步驟9:供應(yīng)商評(píng)估與反饋
績(jī)效評(píng)估:采購部聯(lián)合使用部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考評(píng),指標(biāo)包括:食材質(zhì)量穩(wěn)定性、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨準(zhǔn)時(shí)率、配合度等。
結(jié)果應(yīng)用:評(píng)估結(jié)果更新供應(yīng)商檔案,作為后續(xù)采購決策的重要依據(jù),優(yōu)化供應(yīng)商名錄。
三、 流程關(guān)鍵控制點(diǎn)
四、
該砂鍋餐飲公司的采購管理流程圖,并非簡(jiǎn)單的“購買”動(dòng)作,而是一個(gè)貫穿計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)督、評(píng)估的閉環(huán)管理系統(tǒng)。它通過標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的設(shè)計(jì),有效降低了餐飲運(yùn)營(yíng)中的食材成本與質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn),確保了砂鍋菜品口味與品質(zhì)的穩(wěn)定,為公司的持續(xù)經(jīng)營(yíng)和品牌聲譽(yù)奠定了堅(jiān)實(shí)的供應(yīng)鏈基礎(chǔ)。隨著公司發(fā)展,該流程還可與中央廚房配送、供應(yīng)鏈金融等模塊結(jié)合,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化與智能化管理。
如若轉(zhuǎn)載,請(qǐng)注明出處:http://www.lvnajing.cn/product/36.html
更新時(shí)間:2026-01-11 00:05:22